Menerapkan prosedur kegiatan rapat (teleconference)
PERANGKAT
TELECONFERENCE
Perangkat Teleconference merupakan alat untuk
melakukan pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan
melewati telephone atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan
suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video
conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan
mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Sistem telekomunikasi
dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih
dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih
berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.
Perangkat Teleconference termasuk alat untuk melakukan
konferensi video.
Di Indonesia, terdapat beragai layanan untuk peralatan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile
(Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30
pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan
keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa
dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin
kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi
atau teleconference tersebut.
JENIS
JENIS PERANGKAT TELECONFERENCE
1.
Audio Conference
Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya
melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau
lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Audio
Conference mempunyai kelebihan dibandingkan web
conference dan video conference karena biaya yang relatif lebih
murah. Biaya yang perlu dianggarkan untuk mengadakan audio
conference hanya mencakup biaya pembelian unit telepon dan biaya
percakapan jarak jauh yang dilakukan melalui telepon. Namun,
kelemahan audio conference adalah hilangnya koneksi personal dalam
bisnis ketika hanya suara kolega yang bisa terdengar. Lelucon dan ucapan dapat
ditangkap bermakna beda saat pembicaraan dilakukan tanpa bisa melihat wajah dan
ekspresi pembicara. Kelemahan lain yakni kualitas panggilan menjadi menurun
saat pihak dari lokasi lain ditambahkan ke dalam percakapan telepon tersebut.
Saat beberapa pihak terlibat dalam satu pembicaraan dalam satu panggilan secara
bersamaan, maka kemungkinan pihak-pihak tersebut berbicara dalam satu waktu
yang sama menjadi lebih besar. Konsekuensinya, satu sama lain tidak dapat
menyampaikan gagasan dengan efektif.
2. Web
Conference
Conference call kini bisa digunakan tergabung
dengan web conference sebagai pelengkap, dimana presentasi atau
dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet. Penggabungan ini
memungkinkan penelepon yang terhubung dalam satu panggilan secara bersamaan
dapat melihat isi dari dokumen tersebut, yakni laporan perusahaan, bagan
penjualan, dan data perusahaan yang dipresentasikan oleh salah satu
partisipan web conference. Keuntungan utama dari web
conference adalah presenter dokumen dapat memberikan penjelasan mendetail
mengenai suatu dokumen, sementara peserta web conference lain dapat
secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut. Dokumen yang dikirim lewat
surat elektronik ini kemudian diapresiasi dengan analisis oleh para peserta dan
respon dapat didiskusikan dengan cepat tanpa menunggu komunikasi yang dilakukan
melalui surat elektronik atau panggilan telepon biasa. Web
conference bisa dilakukan tanpa biaya. Keuntungan lainnya dalah web
conference memungkinkan peserta telepon dapat mengetik atau berbicara
dalam satu waktu bersamaan tanpa kemungkinan tidak didengar seperti yang
terjadi pada audio conference. Hanya saja, web
conference memiliki kelemahan serupa dengan audio conference, yakni
sulit untuk menilai keseriusan atau humor seseorang dalam bentuk komentar yang
diketik, juga tak ada kepribadian yang tergambar dalamnya. Selain itu, kendala
mengenai teknologi juga memegang peranan signifikan. Bagi mereka yang tak biasa
menggunakan teknologi, pemanfaatan web conferencemenjadi kurang efisien.
3.
Video Conference
Video conference adalah layanan yang menyediakan fasilitas
untuk mempertemukan dua pihak atau lebih yang berada di lokasi yang berbeda,
menggunakan jaringan komputer dengan komunikasi Audio dan Video. Cara
komunikasi ini merupakan kesempatan bagi para peserta untuk saling melihat dan
mendengar dan memiliki banyak keuntungan dibandingkan hanya konferensi audio
saja. Dengan kata lain, konferensi video adalah teknologi menggunakan video dan
suara untuk menghubungkan peserta atau user yang berjauhan satu sama lain
melalui internet, dimana seolah olah mereka berada di ruangan yang sama yang
saling mengintregasi. Setiap pengguna dapat melihat dan mendengar satu salam
lain secara real time, dan memungkinkan percakapan secara alami.
Video conference secara luas banyak digunakan di sektor industri.
Banyak perusahaaan multinasional menggunakan video conference sebagai sarana
berkomunikasi dengan mitra mereka di Negara yang berbeda. Sedangkan untuk usaha
menengah, mereka menggunakan video conference untuk memungkinkan pelanggan dan
pemasok dari berbagai Negara.Video conference juga sangat sangat menarik
digunakan di dunia pendidikan (solusi e-learning) dan bisnis. Dengan
menggunakan video conference serasa lebih dekat dengan sesame pengguna (tatap
muka), sehingga akan menciptakan penghematan baya dan waktu. Banyak universitas
telah mengadopsi video sebagai media untuk pengajaran, dan juga para pengusaha
di seluruh dunia yang menggunakan video conference sebagai sarana untuk dapat
tetap berhubungan dengan orang lain.Video conference adalah suatu bentuk
komunikasi yang sangat berguna karena menghemat waktu dan biaya perjalanan bagi
orang-orang. Video conference antara dua orang (point to point) atau antara
banyak orang (multi point) . selain transmisi audio dan video antara
orang-orang, video conference juga dapat berbagi dokumen.
Komentar
Posting Komentar