MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP TEKNOLOGI
PERKANTORAN
Teknologi perkantoran terdiri dari dua kata yaitu teknologi
dan perkantoran , secara singkat teknologi dapat diartikan sebagai ilmu (Tedja
Purnama, 1989:1) Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang
artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu
secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang –
barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut
Iskandar Alisyahbana (1980:1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk
memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan
memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera,
dan otak manusia”. Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan
mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu
dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk
mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi
manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek. Perkantoran
berasal dari kata kantor mendapat imbuhan per dan an. Berikut ini adalah
kutipan dua pengertian dari kantor : Menurut prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo
dalam bukunya “Dasar dasar office management” mendefinisikan kantor sebagai
unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil, dan operasi
ketatausahaan guna membantu, ( Prajudi Atmosudirjo, 1972:25) Drs. Moekijat,
mendefinisikan kantor sebagai tempat dimana pekerjaan tata usaha dilakukan.
Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan
perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang
mendukung aktivitas kerja. Dengan demikian, perkantoran dapat didefinisikan
sebagai segala hal atau sebagai sesuatu yang berkenaan dengan kantor, baik
sebagai tempat maupun sebagai aktifitas yang terjadi didalamnya. Teknologi
perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan
tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1) Kegiatan tersebut
antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan
menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin –
mesin kantor. Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi
perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau
teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi
yang dilakukan dikantor.
B. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DAN
PENGARUHNYA
Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan
tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang
cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat
yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai
menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan
data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet
pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga
antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak
akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun
terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh
yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja
perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
a. Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:
- Peningkatan mutu
tenaga kerja
- Meningkatkan
kegairahan dan kedisiplinan kerja
- Meningkatkan
penghasilan bagi tenaga kerja
- Meringankan tanaga
dan pikiran pegawai
- Manfaat terhadap
prosedur kerja yaitu
- Mempercepat
penyelesaian pekerjaan
- Menyederhanakan
prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian perkerjaan
- Mempermudah
menyelesikan pekerjaan
- Manfaat terhadap
hasil kerja
- Meningkatkan mutu
hasil pekerjaan kantor
- Mempertinggi
jumlah hasil perkerjaan
- Memenuhi standar
mutu tertentu
- Memperoleh
keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor
b.
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali
terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
- Megurangi
penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
- Kesulitan untuk
mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
- Menimbulakan rasa ketergantungan
kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
- Dapat menimbulkan
suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
- Penggunaan mesin
tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan
biaya.
C. PERANAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM
PEKERJAAN PERKANTORAN
Dengan menggunakan teknologi perkantoran, maka pekerjaan
administratif yang dilakukan di kantor-kantor dapat diselesaikan dengan
kecepatan yang sangat fantastis, dengan kualitas yang baik pula. Pekerjaan yang
rutin dan serba membosankan telah dapat diambil alih oleh mesin-mesin. Pucuk
pimpinan dari perusahaan masa kini membutuhkan sangat banyak informasi yang
aktual dan ‘up to date’ dalam membuat keputusan-keputusan atau kebijaksanaan
yang penting. Penyediaan informasi yang tepat, cepat dan lengkap merupakan
syarat mutlak bagi organisasi di era informasi ini. Hal ini hanya mungkin
dicapai apabila tersedia alat-alat perekam data, pemroses/pengolah data serta
penyimpan data yang diandalkan. Di sinilah nampak jelas peranan penerapan
teknologi yang modern pada perkantoran. Dalam hal penyajian data (mencari dan
memproses data) penyelidikan ilmiah yang dihitung dengan formulasi matematis,
sebuah mesin dapat melakukannya hanya dalam beberapa jam saja yang bila
melakukan perhitungan manusia akan membutuhkan waktu berbulan-bulan lamanya.
Alasan lain mengapa mekanisasi perkantoran berkembang terus adalah menyangkut
masalah biaya perkantoran. Seseorang cenderung percaya bahwa dalam instalasi
apapun karena dan kegunaan yang banyak daripada mesin-mesin kantor, biaya
pekerjaan dapat dikurangi. Namun telah banyak pembaharuan yang dihasilkan
dengan adanya penerapan teknologi modern di perkantoran ini.
D. TUJUAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis
dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat
baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan,
sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon,
penerimaan tamu, pengiriman surat. Teknologi perkantoran dimaksudkan untuk
mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya,
tujuan teknologi perkantoran adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga
kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja. 3.
Meningkatkan produksi.
KESIMPULAN
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan
dalam kegiatan perkantoran secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari waktu ke waktu teknologi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring
dengan perkembangan zaman, dengan berkembangnya teknologi maka para pengguna
semakin mudah dan tepat dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan.
Namun, perkembangan teknologi perkantoran juga mempunyai dampak negatif.
Perkantoran membutuhkan teknologi dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu
digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan
menyimpan bahan – bahan keterangan dengan cepat, tepat dan lengkap. Sebagaimana
telah dijelaskan di atas, Teknologi Perkantoran memainkan peranan penting dalam
melakukan kegiatan perkantoran. Tujuan dari adanya teknologi perkantoran itu
sendiri tentu sudah jelas, antara lain untuk mempersingkat waktu sehingga
pekerjaan dapat jauh lebih cepat diselesaikan,untuk meningkatkan kualitas
pelayanan yang dapat diberikan kepada pucuk pimpinan serta dapat lebih efisien
dalam penggunaan tenaga kerja dan biaya yang dibutuhkan.
BalasHapusPengakuan tulus dari: FATIMAH TKI, kerja di Singapura
Saya mau mengucapkan terimakasih yg tidak terhingga
Serta penghargaan & rasa kagum yg setinggi-tingginya
kepada KY FATULLOH saya sudah kerja sebagai TKI
selama 5 tahun Disingapura dengan gaji Rp 3.5jt/bln
Tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari
Apalagi setiap bulan Harus mengirimi Ortu di indon
Saya mengetahui situs KY FATULLOH sebenarnya sdh lama
dan jg nama besar Beliau
tapi saya termasuk orang yg tidak terlalu yakin
dengan hal gaib. Karna terdesak masalah ekonomi
apalagi di negri orang akhirnya saya coba tlp beliau
Saya bilang saya terlantar disingapur
tidak ada ongkos pulang.
dan KY FATULLOH menjelaskan persaratanya.
setelah saya kirim biaya ritualnya.
beliau menyuruh saya untuk menunggu
sekitar 3jam. dan pas waktu yg di janjikan beliau menghubungi
dan memberikan no.togel "8924"mulanya saya ragu2
apa mungkin angka ini akan jp. tapi hanya inilah jlnnya.
dengan penuh pengharapan saya BET 200 lembar
gaji bulan ini. dan saya benar2 tidak percaya & hampir pingsan
angka yg diberikan 8924 ternyata benar2 Jackpot….!!!
dapat BLT 500jt, sekali lagi terima kasih banyak KY
sudah kapok kerja jadi TKI, rencana minggu depan mau pulang
Buat KY,saya tidak akan lupa bantuan & budi baik KY.
Demikian kisah nyata dari saya tanpa rekayasa.
Buat Saudaraku yg mau mendapat modal dengan cepat
~~~Hub;~~~
Call: 0823 5329 5783
WhatsApp: +6282353295783
Yang Punya Room Trimakasih
----------